Generalną zasadą systemu podatku od towarów i usług (czyli VAT) jest zasada neutralności opodatkowania. Polega na tym, że ostateczny ciężar podatku VAT powinien ponieść konsument, czyli klient nieprofesjonalny. Oznacza to, że podatek VAT dla przedsiębiorcy powinien być w ostatecznym rozrachunku neutralny.
Niektórzy przedsiębiorcy (przykładowo deweloperzy, eksporterzy) sprzedając swoje produkty stosują obniżone stawki VAT (np. w wysokości 8% lub nawet 0%). Natomiast zakupując towary, materiały budowlane, usługi, czy też inne produkty, zasadniczo płacą dostawcom 23% VAT, zawarte w cenie zakupionych towarów i usług. Skoro podatek VAT ma być neutralny, to jak można odzyskać nadpłacony podatek VAT?
W przypadku gdy w danym miesiącu kwota VAT wynikająca z faktur zakupowych jest wyższa od kwoty VAT wynikającej z wystawionych faktur sprzedaży, w deklaracji podatkowej firma wykaże nadwyżkę kwoty podatku. Nadwyżkę można rozdysponować w następujący sposób:
- Pozostawić do rozliczenia na kolejny miesiąc,
- Wykazać do zwrotu na rachunek podstawowy,
- Wykazać do zwrotu na rachunek VAT.
Wielu przedsiębiorców pozostawia kwotę VAT do rozliczenia w kolejnym miesiącu. W takiej sytuacji nadwyżka pomniejsza kwotę podatku VAT do zapłaty w kolejnym miesiącu bądź wcześniej pozostawiona nadwyżka podatku ulega jeszcze większemu zwiększeniu. Przedsiębiorca może zdecydować o dalszym przesuwaniu nadwyżek VAT na kolejne miesiące aż do czasu gdy pojawi się wysoka sprzedaż opodatkowana, dzięki czemu w momencie sprzedaży firma zapłaci znacznie mniejszy podatek VAT (bądź nie zapłaci go w ogóle).
Przedsiębiorca może także wybrać inną ścieżkę postępowania, znacznie korzystniejszą pod kątem płynności finansowej – może zdecydować się na zwrot podatku VAT na rachunek bankowy. W tym przypadku możliwe są dwa rozwiązania – zwrot nadwyżki podatku na rachunek podstawowy bądź rachunek VAT. Drugie rozwiązania nie jest polecane, ze względu na ograniczoną możliwość dysponowania środkami na rachunku VAT. Skupmy się zatem na pierwszym rozwiązaniu.
Standardowy termin zwrotu podatku VAT wynosi 60 dni od momentu złożenia deklaracji VAT (pliku JPK_V7). Jeżeli nadwyżka VAT jest znacząca i firma planuje występować o jej zwrot, warto omówić tę sprawę ze swoim księgowym. Warto dopilnować szybkiego dostarczenia dokumentów do firmy księgowej i zwrócić się z prośbą o szybszą wysyłkę deklaracji VAT niż w standardowym terminie. Dzięki temu można przyspieszyć zwrot VAT nawet o 2-3 tygodnie, jeżeli księgowy wyśle deklarację np. 10 dnia kolejnego miesiąca, zamiast standardowo 25 dnia kolejnego miesiąca.
Istotne jest także, że zwrot VAT w terminie 60 dni nie przysługuje automatycznie we wszystkich przypadkach. Ten termin zwrotu jest zarezerwowany dla przedsiębiorcy jedynie w tym przypadku, gdy w danym okresie rozliczeniowym (kwartał bądź miesiąc) firma dokonywała sprzedaży opodatkowanej VAT. Jeżeli firma dokonywała wyłącznie transakcji zakupowych, bez jakiejkolwiek sprzedaży, podstawowym terminem zwrotu VAT dla przedsiębiorcy będzie termin 180 dniowy. Jak widać, różnica między 60 dniami a 180 dniami jest ogromna i znacząco wpływa na płynność finansową.
Co zatem zrobić w sytuacji gdy firma nic nie sprzedaje, ale mimo to chce postarać się o szybszy zwrot VAT? Tutaj warto skonsultować się z doradcą podatkowym, który może zaproponować różne rozwiązania. Zdecydowanie jednak odradzamy stosowania rozwiązań często proponowanych – na zasadzie wystawienia drobnej faktury (np. 100-200 zł netto) za „usługi doradcze” często na dodatek dla podmiotu powiązanego. Przedsiębiorca musi mieć świadomość tego, że rozliczenia VAT są szczególnie drobiazgowo kontrolowane przez Organy podatkowe. Wystawianie pustych faktur, które nie mają pokrycia w rzeczywistych transakcjach jest przestępstwem zagrożonym nawet karą pozbawienia wolności. Jeżeli Urząd skarbowy będzie miał wątpliwości co do rzetelności firmowych transakcji może przedłużyć termin zwrotu podatku „do czasu zakończenia weryfikacji rozliczenia podatnika” (zgodnie z art. 87 ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług). W takim przypadku może się okazać, że zwrot VAT zostanie zablokowany na długi okres czasu, przekraczający nawet 180 dni, co wpłynie negatywnie na płynność firmy.
Istnieje także możliwość skorzystania ze skróconego terminu zwrotu VAT, wynoszącego 25 dni. Taka możliwość przysługuje podatnikowi, który jest zarejestrowany do VAT przez okres co najmniej 12 miesięcy. Ustawa przewiduje również szereg innych warunków umożliwiających skorzystanie ze skróconego terminu zwrotu VAT. Najistotniejszym z nich jest fakt, iż wszystkie faktury zakupowe (z drobnym wyjątkiem) muszą być zapłacone a potwierdzenia ich zapłaty należy przedłożyć do Urzędu Skarbowego w dniu złożenia deklaracji.
Jeżeli przedsiębiorca spełni warunki do skorzystania ze skróconego terminu zwrotu VAT, warto z tego skorzystać. Nie należy bać się kontroli ze strony Urzędu, gdyż ta może zdarzyć się w przypadku wnioskowania o zwrot w każdym, przewidzianym ustawą terminie. Warto wtedy skorzystać z pomocy doradcy podatkowego, który będzie profesjonalnie reprezentował przedsiębiorcę przed Organem podatkowym.